A A A K K K
для людей з обмеженими можливостями
Заболотцівська об'єднана територіальна громада
Львівська область, Бродівський район

Інформація для суб’єктів підприємницької діяльності!!!

Дата: 19.11.2018 12:19
Кількість переглядів: 232

 

Інформація для субєктів підприємницької діяльності!!!

 

Порядок оформлення найманих працівників та перелік документів, які повинні бути наявні у підприємців на момент проведення інспекційного відвідування інспектором праці

Як підприємцям необхідно оформлювати найманих працівників?

При прийнятті на роботу треба виконувати вимоги трудового законодавства, адже якщо підприємець використовує працю фізичних осіб, він є роботодавцем (пп. 14.1.222 ПКУч. 1 ст. 1 ЗУ «Про організації роботодавців»). Відносини між роботодавцем і співробітником будуються на основі трудового договору.

Працівник може бути допущений до роботи тільки після (ст. 24 КЗпП):

- укладення трудового договору;

- оформлення наказу (розпорядження) ФОП про прийняття на роботу;

- повідомлення фіскальної служби. 

Укладення трудового договору

Трудовий договір із фізичною особою укладається в письмовому вигляді (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗпП). Причому використовувати можна встановлену форму, затверджену Наказом Мінсоцполітики № 260, видаливши дані про центр зайнятості. З неї треба прибрати рядки, які раніше заповнював співробітник центру зайнятості. Адже з 2015 року підприємцям більше не потрібно реєструвати трудові договори в службі зайнятості. За потреби можна додати до договору певні пункти, але вони не повинні погіршувати умови праці робітника (ст. 9 КЗпП).

Для укладення договору працівник повинен надати:

заяву про прийняття на роботу. В ній вказують дату прийняття, посаду чи обов’язки, а також вид роботи (основна, тимчасова, за сумісництвом тощо);

- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;

- трудову книжку (якщо є).

Якщо для виконання роботи потрібна відповідні освіта чи кваліфікація або підтвердження того, що працівнику за станом здоров’я не протипоказане виконання цього виду робіт, працівник повинен надати  (ч. 2 ст. 24 КЗпП):

- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);

- документ про стан здоров’я;

- інші документи (наприклад, військовий квиток) у випадках, передбачених законодавством.

Повідомлення ДФС

Наступний крок — повідомити про прийняття працівників ДФС, де ви перебуваєте на обліку. Повідомлення подається до початку роботи працівника за встановленою формою (додаток до Постанови КМУ № 413) одним із таких способів:

- за допомогою електронного зв’язку з використанням електронного цифрового підпису відповідальних осіб;

- у паперовому вигляді разом із копією в електронній формі (на диску або флешці);

- тільки в паперовому вигляді, якщо найманих працівників у вас не більше п'яти.

У повідомленні треба вказати:

- податковий номер (РНОКПП) (раніше — ІПН) ФОП або серію та номер паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;

- ПІБ підприємця;

- тип: «початкове» або «скасовуюче». Скасовуюче повідомлення подається, якщо припустилися помилки в початковому або якщо працівник передумав приступати до роботи, а ви вже встигли подати в ДФС повідомлення про його прийняття на роботу;

- категорію працівника: «1» — працівник із трудовою книжкою; «2» — без трудової книжки (у разі прийняття на роботу за сумісництвом);

- податковий номер (РНОКПП) працівника чи серію та номер його паспорта, якщо є позначка про сплату податків за паспортом;

- ПІБ працівника;

- номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу;

- дату початку роботи.

У підсумковій частині повідомлення проставляєте дату і кількість заповнених рядків на аркуші (відповідає кількості прийнятих працівників) і номер аркуша (якщо приймаєте багато працівників та їхні дані не вміщаються на одному аркуші).

Зверніть увагу, що дата наказу (розпорядження) про прийняття на роботу і фактична дата початку роботи різні.

Не треба подавати повідомлення в ДФС, якщо із працівником укладено цивільно-правовий договір.

Інші органи сповіщати про прийняття працівників не потрібно.

Використання праці фізичних осіб за договорами цивільно-правового характеру

Відповідно до статті 21 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) трудовий договір є угода між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом чи фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підляганням внутрішньому трудовому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноважений ним орган чи фізична особа зобов'язується виплачувати працівнику заробітну плату і забезпечувати умови праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством про працю, колективним договором і угодою сторін.

Працівника приймають на роботу (посаду) для виконання певної роботи за конкретною кваліфікацією, професією, посадою з підпорядкуванням правилам внутрішнього трудового розпорядку. Прийняття на роботу здійснюється відповідно до штатного розпису підприємства, установи чи організації — працівника приймають на роботу (посаду), яка включена до штату роботодавця, для виконання певної роботи (певних функцій) за конкретною кваліфікацією, професією, посадою. Працівникові гарантується заробітна плата, встановлені законодавством про працю гарантії та компенсації.

В окремих випадках робота може виконуватися не за трудовим договором, а на іншій юридичній підставі. Зокрема, можливе виконання роботи за договорами цивільно-правового характеру.

Виходячи зі змісту норм статті 626 Цивільного кодексу України, цивільно-правовим договором є домовленість двох або більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення цивільних прав та обов'язків.

Сторонами трудового договору є працівник і роботодавець (власник або уповноважений ним орган), а цивільно-правового - замовник і виконавець.

Виконавець, на відміну від працівника, не підпорядковується правилам внутрішнього трудового розпорядку, самостійно організовує свою роботу (якщо іншого не передбачено цивільно-правовим договором) і виконує її на власний ризик. Питання використання матеріалів та інструментів, необхідних для надання послуг або виконання робіт, визначається умовами цивільно-правового договору. Законодавство про працю на такі відносини не поширюється.

Разом з тим повідомляємо, що при виконанні роботи за ознаками, притаманними трудовим відносинам, з особою слід укладати трудові договори.

Характерними ознаками трудових відносин є систематична виплата заробітної плати за процес праці (а не її результат); підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку; виконання роботи за професією (посадою), визначеною Національним класифікатором України ДК 003:2010 «Класифікатор професій», затвердженим наказом Держспоживстандарту від 28.07.2010 р. № 327; обов'язок роботодавця надати робоче місце; дотримання правил охорони праці на підприємстві, в установі, організації з урахуванням Закону України «Про охорону праці» тощо.

Ведення кадрової документації

Трудове законодавство поширюється на всіх роботодавців, тому підприємець зобов’язаний вести кадрову документацію, пов’язану з оформленням трудових відносин із найманими працівниками.

Оскільки підприємці ведуть спрощений облік, то під кадровою документацією для них маються на увазі:

- документи, що регламентують порядок використання найманої праці (правила внутрішнього трудового розпорядку);

- документи обліку робочого часу (табель обліку робочого часу);

- накази (розпорядження) про прийняття та звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

ФОП може створювати накази в довільній формі, але із зазначенням обов’язкових реквізитів, або брати за основу чи використовувати повністю зразки, затверджені наказом Держкомстату № 489: типові форми наказу про прийом на роботу (№ П-1), надання відпустки (№ П-3), звільнення (№ П-4), табеля обліку робочого часу (№ П-5) та розрахункової відомості (№ П-6 та № П-7). 

Підприємець не повинен вести:

- особові справи працівників (хоча за власним бажанням і для зручності він може це робити);

- книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них;

- книгу обліку руху трудових книжок (п. 7.1 Інструкції № 58 стосується тільки підприємств).

Заповнення трудової книжки

Підприємець веде трудові книжки працівників, які працюють у нього за основним місцем роботи понад 5 днів (п. 1.1 Інструкції № 58).

Записи в трудову книжку ФОП робить самостійно при прийняті на роботу відповідно до укладеного трудового договору, а також при його розірванні. 

Заповнювати трудову рекомендовано кульковою або пір’яною ручкою з чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольору (п. 2.4 Інструкції № 58).

Порядок заповнення трудової книжки такий:

1) у графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повне найменування ФОП, який приймає працівника;

2) у наступному рядку в графі 1 проставляється порядковий номер запису;

3) у графі 2 вказують дату прийняття на роботу — день, з якого працівник фактично стане до роботи;

4) у графу 3 вносять запис «Прийнятий на роботу (далі зазначається професійна характеристика робіт) за трудовим договором (ставиться дата і номер договору)». Посада працівника вказується відповідно до найменування професій і посад із Класифікатора професій ДК 003:2010(затверджений наказом Держспоживстандарту № 327);

5) у графі 4 пишуть номер і дату наказу або розпорядження про прийняття на роботу.

Записи в трудовій підприємець засвідчує своїм підписом і печаткою (якщо є).

Трудові книжки працівників, праця яких пов’язана з наданням послуг (кухарі, няні, водії тощо), зберігаються у працівників (абз. 1 п. 2.211 Інструкції № 58).

Чи повинен підприємець вести табель обліку робочого часу?

Працівники підприємця-єдинника II групи працюють за графіком. Чи потрібно підприємцю крім відомості нарахування зарплати вести ще й табель робочого часу?

Згідно з ст. 1 Закону України «Про оплату праці»  від 24.03.1995 №108/95-ВР,  заробітна плата - це винагорода, обчислена, як правило, у грошовому виразі, яку за трудовим договором роботодавець виплачує працівникові за виконану ним роботу. 

По-перше, щоб правильно визначити розмір заробітної плати, потрібно вести облік виконаної роботи. Зокрема, якщо сума заробітної плати залежить від кількості відпрацьованого часу, без такого обліку не можна буде правильно нарахувати заробітну плату.

По-друге, слід вести облік робочого часу, що фактично витрачається працівниками на виконання роботи. Наймані працівники можуть бути відсутніми на робочому місці через хворобу, бути у відпустці (оплачуваній або неоплачуваній), бути відсутніми через прогули тощо. З іншого боку, вони можуть працювати надурочно, у нічний час, у вихідні та святкові дні. Все це потрібно фіксувати у первинному документі, на підставі якого ведеться облік робочого часу та контроль додержання його місячної норми, а також оплата фактично відпрацьованого часу та доплати за надурочну роботу, роботу у нічний час та у святкові і вихідні дні.

По-третє, якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, то це теж може бути підтверджене тільки табелем обліку робочого часу. Це дуже важливо для вирішення питання, чи потрібно донараховувати такому працівнику заробітну плату до рівня мінімальної зарплати або чи потрібно провадити нарахування ЄСВ із зарплати такого працівника на рівні мінімального внеску з величини мінімальної заробітної плати чи ні.

На даний момент чинною є типова форма табеля № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затверджена Наказом Держкомстату від 5 грудня 2008 року №489. Ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для ведення обліку робочого часу та нарахування заробітної плати. При необхідності форма може бути доповнена іншими показниками, необхідними для обліку у роботодавця. Отже, роботодавець-ФОП може максимально спростити типову форму табеля, залишивши в ній тільки необхідні йому показники, але такий документ обов’язково має складатися будь-яким роботодавцем незалежно від його організаційної форми.

Оскільки табель обліку робочого часу виконує декілька важливих функцій (він є підставою для нарахування заробітної плати, надбавок, доплат, підтверджує додержання чи перевищення норми робочого часу, підтверджує роботу працівників на умовах неповного робочого часу), то він буде об’єктом уваги для:

- податківців в частині правильності нарахування ЄСВ на зарплату тих, хто працює неповний робочий час або отримує зарплату в розмірі менше мінімальної;

- інспекторів праці – в частині додержання трудового законодавства щодо робочого часу працівників та правильності його оплати.

Також табель підтверджує факт початку роботи новоприйнятих працівників та дає можливість перевірити правильність подання роботодавцем Повідомлення про прийняття працівника на роботу згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 17.06.2015 року №413 «Про порядок повідомлення Державній фіскальній службі та її територіальним органам про прийняття працівника на роботу».

Наявність табеля може попередити безліч питань контролюючих органів, допоможе підприємцю довести правильність своїх дій або розрахунків. Відтак наявність табеля може попередити можливі штрафні санкції за порушення трудового та податкового законодавства, а також за неправильне нарахування ЄСВ. 

Чи треба ФОП складати штатний розпис?

Норми законодавства про працю поширюються в тому числі на трудові стосунки, що виникають між працівником і фізичною особою - підприємцем. Для недопущення порушення законодавства про працю, щоб уникнути випадкових помилок в роботі з персоналом і можливого виникнення трудових суперечок, підприємцеві необхідно вести кадрову документацію у разі застосування найманої праці. Так, до початку роботи за укладеним трудовим договором працівник повинен ознайомитися з правилами внутрішнього трудового розпорядку і колективним договором. До того ж працівникам, які працюють у ФОП, гарантовано право на відпустки, облік яких повинен вести підприємець.

До первинної облікової документації для визначення кількісного складу працівників відносяться: наказ (розпорядження) про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, припинення трудового договору; особиста картка; наказ (розпорядження) про надання відпустки; табель обліку використання робочого часу і розрахунку заробітної плати (п. 1.6 Інструкцій за статистикою кількості працівників, затвердженою наказом Держкомстату від 28.09.2005 р. № 286). Вищеперелічену первинну облікову документацію повинен вести і підприємець, оскільки положення Інструкції поширюються і на цю категорію працедавців. Складання штатного розпису потрібне в роботі з персоналом. На підставі штатного розпису приймаються рішення, зокрема, про прийом, переведення на іншу роботу працівників, встановлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретному працівникові.

Наявність штатного розпису є гарантією забезпечення прав працівників на працю, захист від незаконного звільнення і оплату праці.

Які саме документи можуть зацікавити інспектора праці?

- трудові книжки працівників, їх особові картки, книга обліку руху трудових книжок, заяви про прийняття, переведення, звільнення тощо;

- накази з особового складу (про прийняття, переведення, переміщення, звільнення, надання відпусток, установлення доплат, премій, надбавок тощо);

- табелі обліку використання робочого часу;

- накази про зміну істотних умов праці та документи, що підтверджують своєчасне попередження працівників про це.  


« повернутися

Код для вставки на сайт

Вхід для адміністратора

Авторизація в системі електронних петицій

Ще не зареєстровані? Реєстрація

Реєстрація в системі електронних петицій


Буде надіслано електронний лист із підтвердженням

Потребує підтвердження через SMS


Вже зареєстровані? Увійти

Відновлення забутого пароля

Згадали авторизаційні дані? Авторизуйтесь